Für Hausverwaltungen & Property Manager

Was wäre, wenn ein tropfender Wasserhahn kein einziges Telefonat auslöst?

Die Geschichte eines ganz normalen Dienstags in einem verwalteten Objekt — erst so, wie er heute läuft. Dann so, wie er laufen könnte.

In Ihrem Branding Erprobte Bausteine DSGVO · EU 20+ Sprachen
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Bornaische Straße, Leipzig · Dienstag

8:47 Uhr.

Yusuf, Mieter im dritten Stock, bemerkt: Der Anschluss der Waschmaschine tropft. Er ruft an. Besetzt. Um 9:20 erreicht er jemanden, beschreibt das Problem — auf Deutsch, das nicht seine Erstsprache ist. Am anderen Ende entsteht ein Zettel.

Der Zettel wird zur E-Mail, die E-Mail zum Anruf beim Sanitärbetrieb. Der fährt Donnerstag hin — mit der Information „irgendwas mit Wasser, 3. OG“. Falsches Werkzeug dabei, zweite Anfahrt Montag. Yusuf fragt zweimal nach, weil er nichts hört. Beim Auszug, zwei Jahre später, fehlt dann auch noch das Übergabeprotokoll in der Akte.

6

Telefonate für einen tropfenden Anschluss

2

Anfahrten des Dienstleisters statt einer

0

Statusmeldungen, die Yusuf je erreicht haben

Und das ist nicht nur ein Komfort-Thema. Verkehrssicherung, Heizungs- und Trinkwasserwartung, Rauchmelderpflicht — vieles davon ist rechtliche Pflicht. Ein Meldeprozess ohne Nachweiskette ist eine offene Flanke für Verwalter und Eigentümer.

Derselbe Dienstag.
Mit System.

Gleicher Wasserhahn, gleiches Haus. Nur läuft die Meldung diesmal als ein durchgängiger Vorgang: Mieter → Verwaltung → Dienstleister → Mieter. Ein Datenstand, kein Medienbruch.

Monate zuvor

Beim Einzug beginnt die Akte

Übergabe photo-dokumentiert, Zähler per Foto erfasst, Vertrag digital signiert. Einheit, Zustand und Kontakte liegen ab Tag eins im System — die Grundlage für alles, was später kommt.

Mieter-App · Digitale Übergabe
8:47

Yusuf sendet ein Foto

Ein Foto des tropfenden Anschlusses, zwei Zeilen in seiner Sprache. Die Meldung bestätigt sich automatisch — Ticket TK-1042.

Mieter-App · HomeKey
8:48

Bei der Verwaltung liegt ein Vorgang, kein Zettel

Objekt, Einheit, Foto, Beschreibung — strukturiert im richtigen Bestand. Kein Telefondienst, keine Übertragungsfehler.

The Work App · Ticket
9:10

Ein Klick zum richtigen Dienstleister

Der Sanitärbetrieb sieht das Foto, weiß, welches Material er braucht — und nimmt den Auftrag in seinem eigenen Zugang an. Erste Anfahrt sitzt.

The Work App · Disposition
14:30

Erledigt, dokumentiert, signiert

Nachher-Foto, digitaler Arbeitsschein, Unterschrift vor Ort. Der Nachweis liegt automatisch am Vorgang — audit-fest.

The Work App · Arbeitsschein
14:31

Yusuf sieht: erledigt.

Kein einziges Telefonat. Und die Betriebskostenabrechnung, die nächste Woche kommt, wird ihm die App in seiner Sprache erklären — erklärt, nie beraten.

B4USign · KI-Erklärung

Keine Vision. Drei Bausteine, die es schon gibt.

Sie bekommen keine Ankündigung, sondern eine White-Label-App im Branding Ihrer Verwaltung — aus kommerziell eingesetzten Modulen. Kein Pilot-Risiko, kein langes Rollout.

1

The Work App · Backend

Einsatzplanung & Field Ops

Das operative Rückgrat: Aufgaben, Dienstleister-Disposition, Schicht- und Anwesenheitsplanung, wiederkehrende Pflichten — in Echtzeit, an einem Ort. Seit Jahren im Facility- und Service-Einsatz.

2

HomeKey · Frontend

Die Mieter-App

Die Oberfläche in Ihrem Branding: digitale Übergabe, Meldungen mit Live-Status, Geräte, Fristen und Hausinfo. Ruhig und aufgeräumt — für jüngere wie ältere Mieter.

3

B4USign · KI-Schicht

Schreiben, erklärt

Betriebskosten, Mieterhöhung, Hausordnung: in über 20 Sprachen verständlich erklärt, mit separatem Gesetzes-Tag und Fristen-Monitoring.

Erklärt, nie beraten · bewusst ohne Benchmark & Streit-Funnel

Die App, die Mieter behalten wollen.

Fünf Momente aus Yusufs Mietverhältnis — vom Einzug bis zur erklärten Abrechnung. Wischen oder Pfeile nutzen.

Demo ausprobieren →
10:05WiFi · 100 %

Einzug · Bornaische Str. 142

Digitale Übergabe

Ein Foto pro Raum genügt — der Zustand ist für beide Seiten belegbar.

Wohnzimmer✓ photo-dokumentiert
Küche✓ photo-dokumentiert
BadFoto offen

Zähler · per Foto-OCR

Strom (kWh)14 209
Wasser (m³)318,6

Beidseitig signieren

Mieter + Verwaltung — digital, direkt am Protokoll.

1 · Einzug ohne Papier

Photo-dokumentierte Übergabe und OCR-Zählerstände — die Akte beginnt sauber.

9:41WiFi · 100 %

Ihre Hausverwaltung · Mieter-App

Hallo, Yusuf

Alles im grünen Bereich

Bornaische Str. 142 · Leipzig · 3. OG

Geräteübersicht

Therme · Herd · Spülmaschine

Anleitungen, Wartungsstand und der richtige Ansprechpartner je Gerät.

Hausinfo

Hausordnung · Müllkalender

Nächste Abholung: Papier, Donnerstag. Ruhezeiten aktualisiert.

Dokumente

Vertrag · Übergabeprotokoll

Alles griffbereit — nichts geht in Ordnern verloren.

2 · Die Wohnung im Blick

Geräte, Hausordnung, Dokumente — gebündelt statt verstreut. Weniger Anrufe „Wo finde ich…?“.

9:41WiFi · 100 %

Fristen & Pflichten

Watchdog

Empfohlen

Hausratversicherung abschließen

Marktüblich — Schutz bei Schäden am Mietobjekt und am eigenen Hausrat.

Termin wählen

Rauchmelder-Prüfung

Jährliche Pflichtprüfung — Zugang bestätigen, Nachweis landet automatisch in der Akte.

Terminfenster

Heizungswartung

Schützt die Anlage — und hält die Nebenkosten für alle im Rahmen.

Bis 30.11.

Zählerablesung

Ein Foto genügt — der Stand wird automatisch erkannt.

3 · Fristen, bevor sie teuer werden

Erinnert an Pflichten, die Mieter, Verwalter und Eigentümer gleichermaßen schützen.

14:31WiFi · 100 %

Meldung · TK-1042

Wasseranschluss, 3. OG

Erledigt · heute 14:30
1
Gemeldet

8:47 · mit Foto, in eigener Sprache

2
Bestätigt

8:48 · Verwaltung, automatisch

3
An Dienstleister übergeben

9:10 · Einsatzplanung

4
Erledigt & dokumentiert

14:30 · Nachher-Foto, Arbeitsschein signiert

Für alle sichtbar

Zeitleiste, Fotos und Abschluss — ohne einen einzigen Anruf. Der Nachweis bleibt am Vorgang.

4 · Melden mit Live-Status

Ein Foto sagt mehr als eine vage Beschreibung — der Status läuft für Mieter und Verwaltung mit.

9:41WiFi · 100 %

Posteingang

Schreiben erklärt

TRDEENعربيUAPL

Schreiben der Verwaltung

Betriebskostenabrechnung 2025

„…ergibt sich eine Nachforderung iHv 214,50 €, zahlbar binnen 30 Tagen nach Zugang.“

KI erklärt · in Ihrer Sprache

Die jährliche Nebenkostenabrechnung weist eine Nachzahlung von 214,50 € aus. Die Abrechnung erfolgt einmal pro Jahr; die Belege können auf Wunsch eingesehen werden.

§ 556 BGB

Von KI zu Informationszwecken erstellt. Keine Rechtsberatung.

5 · Amtsdeutsch → Klartext

Weniger verunsicherte Rückfragen im Sekretariat: erklärt in 20+ Sprachen. Erklärt, nie beraten.

Hinter jedem Ticket: das Backend für Ihr Team.

Was Mieter als App erleben, steuert Ihr Team im Web-Backend von The Work App. Die Funktionen laufen heute produktiv bei Facility-, Reinigungs- und Serviceunternehmen — hier übertragen auf die Immobilienverwaltung.

Customer Issue Reporting in The Work App
app.theworkapp.eu · Meldungen
TK-1042Wasseranschluss tropft · Bornaische Str. 142, 3. OGNeu · Foto
TK-1041Aufzug: Störgeräusch · Haus BElektro VoigtDisponiert
TK-1039Treppenhauslicht defekt · EGHausmeisterErledigt
TK-1038Kellertür schließt nicht · Haus ASchreinerei M.Erledigt

Meldungen · Ticketing

Mieter-Meldungen als Vorgänge

Strukturiert herein, mit Foto und Einheit — sortiert nach Objekt, Status für den Melder sichtbar. Keine Annahme am Telefon.

Subcontractor-Portal in The Work App
app.theworkapp.eu · Disposition
Neu1
Wasseranschluss 3. OG
TK-1042 · mit Foto
zuweisen
Zugewiesen2
Aufzug Störgeräusch
Elektro Voigt · Do 9–11
angenommen
Graffiti Fassade
Malerei Kern · Fr
Erledigt5
Treppenhauslicht EG
signiert · 14:30
Nachweis ✓

Disposition · Dienstleister

Ein Klick zum richtigen Betrieb

Elektrik, Sanitär, Reinigung mit eigenem Zugang: Auftrag annehmen, Status zurückmelden — ohne Telefon-Koordination.

Digitale Einsatzplanung in The Work App
app.theworkapp.eu · Wochenplan KW 28
Mo
Reinigung Haus AZähler ablesen
Di
TK-1042 SanitärGartenpflege
Mi
Rauchmelder-Prüfung
Do
HeizungswartungÜbergabe WE 12
Fr
Reinigung Haus B

Einsatzplanung · Pflichten

Wiederkehrende Prüfungen im Griff

Rauchmelder, Wartungen, Reinigung — geplant, zugewiesen, mit Erledigungsnachweis und voller Historie je Objekt.

Digitale Arbeitsblätter in The Work App
app.theworkapp.eu · Arbeitsschein TK-1042
Arbeitsschein · SanitärSIGNIERT 14:30
Anschluss Waschmaschine abgedichtet
Dichtung ersetzt · Material dokumentiert
Nachher-Foto am Vorgang
Unterschrift Dienstleister
Yusuf D. · bestätigt

Digitale Arbeitsscheine

Der Nachweis entsteht vor Ort

Vor Ort ausgefüllt, digital signiert, automatisch verteilt und archiviert — audit-fest am Vorgang.

Ein Vorgang. Jede Sprache.

Internationale Mieter, Handwerker und Reinigungskräfte, die Deutsch nicht als Erstsprache sprechen — im selben Vorgang liest jeder seinen Teil in seiner Sprache. Niemand muss übersetzen.

Mieter · B4USign

20+ Sprachen

Amtliche Schreiben verständlich erklärt, Gesetzes-Tag separat. Die meisten Mieter-Portale hören bei DE/EN auf.

Mitarbeiter · The Work App

12 Sprachen

Hausmeister- und Reinigungsteams sehen ihre Aufgaben in der eigenen Sprache — inklusive eingebauter Übersetzung.

Dienstleister · The Work App

Weniger Rückfragen

Aufträge verständlich übermittelt, mit Foto und Kontext — weniger Fehlfahrten, weniger Telefon-Pingpong.

Zwei Seiten. Ein Gewinn.

Was die Verwaltung spürt

  • Weniger Cost-to-Serve. Telefon-Tickets und Papier-Suche entfallen — weniger Personalzeit pro Einheit.
  • Erste Anfahrt sitzt. Das Foto zeigt das Problem — der richtige Dienstleister kommt vorbereitet.
  • Haftung reduziert. Pflichtprüfungen und Meldungen mit lückenlosem Erledigungs-Trail.
  • Weniger Streit beim Auszug. Photo-dokumentierter Übergabezustand statt Papierprotokoll in der Akte.
  • Eigentümer-sicher. Bewusst ohne Benchmark- und Streit-Funktion — kein Interessenkonflikt.

Was Mieter spüren

  • Verstanden statt verunsichert. Amtspost in der eigenen Sprache erklärt — ohne fremde Hilfe.
  • Gezeigt statt beschrieben. Ein Foto genügt — schneller verstanden, schneller behoben.
  • Fairer Ein- und Auszug. Photo-dokumentierte Übergabe schützt bei der Kaution.
  • Fristen im Blick. Der Watchdog erinnert, bevor etwas teuer wird.
  • Ein Ort für alles. Vertrag, Geräte, Hausordnung, Kontakte.

Spielen wir Yusufs Dienstag mit einem echten Bestand durch.

Ein kurzes Gespräch genügt: Wir nehmen einen realen Bestand aus Ihrer Verwaltung und gehen den Ablauf live durch — vom photo-dokumentierten Einzug bis zur disponierten Reparatur.

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